De uitdaging: inschrijvingen en betalingen organiseren voor een benefietdiner t.b.v. de Roparun.

Voor de organisatie van een benefietdiner, een pubquiz en verschillende andere activiteiten stond Eric Zaal, een van de teamleden van Team 274, voor een behoorlijke uitdaging. Nadat AFAS voor dit event hun clubhuis beschikbaar stelde, ging Eric op zoek naar een systeem, zonder abonnementsvorm, voor het verzamelen van inschrijvingen en het innen van betalingen. Daarnaast moest het mogelijk zijn om bijvoorbeeld dieetwensen door te geven en meerdere inschrijvingen per persoon efficiënt mogelijk te maken. De teamleden wilden deze administratieve taken minimaliseren, zodat ze zich konden richten op het organiseren van het evenement zelf.

De oplossing: een gestroomlijnd proces voor inschrijvingen en betalingen.

Via Google ging Eric op zoek naar een platform waarmee hij evenementen, inschrijvingen en betalingen kon organiseren. Zo ontdekte hij Linkpay als de perfecte oplossing passend bij hun wensen. Met Linkpay kon hij eenvoudig en snel een inschrijfpagina met betaalmogelijkheid maken, zonder dat hij daarbij vast zat aan een abonnement op dat systeem. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface was dit binnen iets meer dan een uur ingericht, getest en helemaal geregeld. Tijdens het aanmaken van het account werd Mollie gekoppeld aan Linkpay voor veilige en eenvoudige betalingsverwerking. Eric benadrukt hoe gebruiksvriendelijk de setup van Linkpay is en hoe hij zonder problemen de inschrijfpagina en het betaalproces kon aanmaken.

Door zelf het inschrijfformulier helemaal op maat te maken kon hij specifieke verzoeken, zoals dieetwensen van de gasten, eenvoudig doorgeven aan de facilitaire dienst van de locatie waar het benefietdiner werd georganiseerd. Met Linkpay maak je een link aan die je via alle gewenste kanalen kunt delen met mensen. Via deze link komen genodigden uit op de inschrijf- en betaalpagina, waar alle informatie te lezen is en inschrijvingen en betalingen gedaan kunnen worden. Op deze manier heeft Team 274 ervoor gezorgd dat gasten tickets konden kopen voor het benefietdiner. Vervolgens werd er bij de ontvangst een toegangscontrole uitgevoerd door de entreetickets te scannen. Dit zorgde voor een goed georganiseerde en vlotte afhandeling bij de entree.

Het eindresultaat: een succesvol benefietdiner met een mooie opbrengst.

Op 17 april 2024 organiseerde Team 274 een succesvol benefietdiner in het clubhuis van AFAS voor de Roparun. Met behulp van AFAS en Linkpay konden 122 gasten genieten van een avond met diner, muziek, een veiling en pubquiz, wat resulteerde in een netto opbrengst van €13.105,- voor het goede doel.

De voordelen van Linkpay voor Team 274.

Het inzetten van Linkpay bracht meerdere voordelen met zich mee:

Gebruiksgemak en tijdsefficiëntie: binnen enkele minuten een inschrijfpagina opzetten zonder technische kennis.
Flexibiliteit inschrijfformulier: eenvoudig aanpasbare aanmeldpagina’s met verschillende opties, zoals tafels voor 10 personen, dieetwensen, meerdere personen tegelijk aanmelden en meer.
Betrouwbaar en gemakkelijk: integratie met Mollie voor veilige betalingen zonder administratieve last nadat het opgezet is.
Kostenbesparing: geen abonnementskosten, alleen een kleine vergoeding per transactie die makkelijk verrekend kan worden door de ticketprijs met een klein bedrag te verhogen.
Real-time inzicht: duidelijk en real-time overzicht van de inschrijvingen en ontvangen betalingen via overzichtelijke dashboards.
Ticketverkoop en toegangscontrole: doordat er gekozen is om met tickets te werken, is een vlotte toegangscontrole mogelijk door tickets te scannen. Zo is ook inzichtelijk welke entreetickets al gescand zijn en voorkom je dubbel (oneigenlijk) gebruik van tickets.
Opties voor groepsinschrijvingen: makkelijke verwerking van meerdere deelnemers per inschrijving, inclusief dieetwensen.

Conclusie Team 274.

Dankzij Linkpay heeft Eric Zaal voor Team 274 het inschrijvings- en betalingsproces aanzienlijk kunnen optimaliseren. De gebruiksvriendelijke interface, de mogelijkheid om het aanmeldformulier flexibel in te richten en de standaard integratie met Mollie voor betalingsverwerking, hebben Eric behoorlijk veel administratieve lasten en dus tijd bespaard. Hierdoor kon Team 274 zich volledig concentreren op hun hoofddoel: het organiseren van succesvolle fundraisers voor palliatieve zorg. De keuze voor Linkpay heeft hen geholpen om dit evenement goed te organiseren en behoorlijk wat tijd te besparen, waardoor ze meer tijd en energie hebben kunnen steken in hun belangrijke missie.

Benieuwd hoe Linkpay jouw evenementen of andere activiteiten met ticketverkoop en toegangscontrole kan optimaliseren? Ontdek de veelzijdige mogelijkheden van onze Ticketlink.